Lineamientos para la aplicación de la Norma Técnica en la Gestión del Archivo Institucional del GAD Municipal San Pedro de Huaca.

Abstract

En la actualidad la gestión documental se ha transformado en un factor importante para todas las agencias de gobierno, ya que en ella se puede encontrar información histórica y detallada de las actividades que se realizan dentro de la institución, y que de una u otra manera se utiliza para tener constancia de lo que se realiza. Por este motivo, el objetivo de la investigación es proponer lineamientos para la aplicación de las normas técnicas en la gestión del archivo institucional del GAD Municipal San Pedro de Huaca. Para ello, se utilizó una metodología basada en el enfoque mixto, aplicando cuestionarios y entrevistas al personal administrativo de la institución y a tres jefes departamentales respectivamente. Entre los principales resultados se halla la inexistencia de un control de documentos que ingresan a la institución (60%) al igual que no se verifica la procedencia de estos, ni las series documentales (60%), también no se escalonan de acuerdo a distinciones y categorías (54%). El 73% de encuestados argumentaron que los criterios de organización documental no son los adecuados, a lo que se debe sumar que el almacenamiento de documentos no se realiza mediante empastados, (73%), en sitios libres de agentes patógenos (40%) o tampoco se efectúan copias de seguridad de manera digital para su respaldo (80%), presentando serias complicaciones en el manejo de información documental en cada departamento. Se diseñó lineamientos para la aplicación de normas técnicas en la gestión del archivo orientados a la accesibilidad de los documentos, organización sistemática y la conservación a largo plazo, lo que sin duda logrará indicadores concretos, como el tiempo promedio de recuperación de documentos, el porcentaje de documentos correctamente categorizados y la tasa de deterioro documental anual.