Análisis de la eficacia en la administración del sistema de gestión documental Quipux en el Centro de Privación de Libertad Carchi N°1 del área educativa.

Abstract

El propósito de esta investigación fue analizar la eficacia de la administración del sistema de gestión documental Quipux en el centro de privación de libertad Carchi N°1 en el área de educativa. Este estudio fue cuantitativo y cualitativo, descriptivo, explicativo y exploratorio, mediante el método deductivo, inductivo y analíticosintético; para la recolección de información se utilizaron encuestas para identificar la gestión documental del Centro de Privación de Libertad Carchi N°1 en el área educativa. Los resultados de esta investigación muestran que la mayoría de los funcionarios de las diferentes áreas del CPL Carchi No.1 afirmaron que consideran fundamental realizar una socialización del sistema Quipux que permita mejorar la efectividad de la gestión documental. La gestión de la documentación la manejan de forma manual en donde se ha identificado que existen varios problemas como la pérdida de documentos, casos duplicados e incluso no cuentan con un procedimiento que les permita optimizar los procesos en la gestión documental; también a pesar de contar con el sistema Quipux este centro de rehabilitación presenta una deficiente gestión documental que impide dar respuesta oportuna y eficiente a las necesidades de los usuarios. Por tal motivo, se propuso un manual de software para este sistema Burocrático, con el propósito de mejorar la gestión de los documentos en el área educativa, teniendo en cuenta que no existe una capacitación a los funcionarios, como conclusión la necesidad de contar con este sistema permite mejorar la eficiencia en la gestión documental.