Desarrollo de un modelo de gestión administrativa para la finca San Francisco de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi

Abstract

La eficiente y óptima utilización de recursos son conceptos que evidencian la efectividad de las organizaciones en general, más aún cuando se trata de instituciones públicas de enseñanza superior. Estos conceptos deben ser cumplidos no solo por el marco normativo existente, sino para mantener su competitividad brindando servicios de calidad a la comunidad. La Universidad Politécnica Estatal del Carchi, tiene la finca San Francisco para su proceso de enseñanza en cuanto a la carrera agropecuaria. Mediante las herramientas de investigación aplicadas como la encuesta y entrevista, se pudo conocer que la unidad encargada de la finca tiene una estructura de personal básica con 5 trabajadores, en su mayoría, con más de 1 año de antigüedad. El personal labora de forma enfocada en permitir el uso de las instalaciones en favor del proceso de aprendizaje, con un 100% que señala trabajar de acuerdo con objetivos y estrategias definidas para su área. Desde la perspectiva de los estudiantes, el 20% observa que el control sobre el uso de las instalaciones de la finca San Francisco es ocasional y para cerca del 35% no siempre se cuenta con los recursos materiales suficientes. En cuanto a las entrevistas se conoció que no existe un manual para el control de las actividades productivas, ni procesos definidos para el abastecimiento de insumos o para la administración de los recursos. En síntesis el personal encargado de la Finca San Francisco no cuenta con una normativa interna específica para el control de su gestión administrativa. En ese contexto, se encontró que, con el apoyo de un modelo de gestión basado en procesos de control administrativo, se podría potenciar el uso de la finca para un mejor impulso del proceso de enseñanza e investigación que realizan docentes, estudiantes e investigadores del centro de educación superior. La propuesta pretende ser una guía de acción de control para la gestión administrativa que realiza el personal de la unidad encargada de la finca San Francisco fundamentada en la administración por procesos Para esto se xiii estructuró un modelo en el que se presentan los objetivos, alcance y lineamientos, para luego proponer un organigrama y las funciones que debe llevar a cabo el personal a fin de clarificar las responsabilidades, deberes y atribuciones de cada uno, como también establecer los límites de su rol en los procesos administrativos. Se adjuntan los procesos para el registro de utilización, abastecimiento, control de actividades productivas, administración de recursos por venta, mantenimiento de instalaciones, y registro de uso de bienes. En cada proceso se describen las entradas, salidas, participantes, políticas, documentos, descripción del proceso y diagrama de flujo. De manera adicional, se incluyen algunos indicadores para cada proceso, pero sobre todo los formatos que permitirán el registro de la información de la gestión administrativa de la unidad encargada de la finca San Francisco.