Sistema de Gestión de Documentos y Archivos para la organización de datos

Abstract

El presente trabajo aborda la problemática de cómo un sistema de gestión documental y de archivos que no cumple con las necesidades institucionales, afecta la organización y conservación de los documentos en el Departamento de Secretaría General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi. Esta situación genera pérdida de información, desorganización y falta de trazabilidad en la gestión documental, ocasionada por la carencia de herramientas tecnológicas adecuadas. Estas deficiencias dificultan la localización de documentos y aumentan los tiempos de respuesta, impactando negativamente en la productividad administrativa y la satisfacción de los usuarios. El estudio se desarrolló empleando un enfoque mixto cuali-cuantitativo donde se realizó el tipo de investigación documental, exploratorio y descriptivo, respaldados por entrevistas y encuestas aplicadas a los responsables de la gestión documental. Estos instrumentos permitieron recopilar información clave para identificar los procesos críticos y los requerimientos funcionales del sistema, como el envío, recepción, almacenamiento y firma electrónica de documentos. Entre los resultados más relevantes, se destacó una mejora significativa en la eficiencia de los procesos documentales (r = 0.65) y una reducción del 75% en los tiempos de respuesta gracias a la digitalización y el uso de firmas electrónicas. La propuesta consistió en el desarrollo de un Sistema de Gestión de Documentos utilizando Laravel, PHP y MySQL, desplegado en un servidor GlassFish, que incluye módulos diseñados para optimizar la gestión de documentos. Finalmente, con la validación de los usuarios, se verificó que el sistema cumple con los objetivos planteados. Como proyección futura, se contempla integrar inteligencia artificial para automatizar la clasificación de documentos y anticipar necesidades administrativas, fortaleciendo la gestión documental de la institución.