Sistema de Gestión Documental para el proceso de trámites en la FIACA de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.
Fecha
2021-01
Autores
Título de la revista
ISSN de la revista
Título del volumen
Editor
UPEC
Resumen
Este trabajo de investigación tiene como objetivo diseñar un sistema de gestión documental
eficiente, basándose en herramientas Open Source, las cuales compiten a gran escala en el
mercado, aprovechando su bajo costo de implementación y varias versiones que brindan
características muy similares a herramientas de pago. Además, se trató problemas
relacionados con la gestión de documentos que se utiliza en la Facultad de Industrias
Agropecuarias y Ciencias Ambientales (FIACA) de la UPEC, tomando en cuenta que el uso
de papel y tinta para este tipo de instituciones, se ocupan en grandes cantidades, mediante
oficios, tramites, solicitudes, impresiones, entre otros, los cuales a largo plazo perjudican al
medio ambiente y se convierten en documentos acumulados, ya que muchas de las hojas que
se ocupan para realizar documentos impresos, se los obtiene de la tala indiscriminada de
árboles. Es así que, para solventar dichos problemas, se realiza un análisis de tecnologías
enfocadas a diseñar un sistema que permita gestionar el ciclo de vida de los documentos,
basándose en las actividades que se encuentran en el “Manual de Procesos” del decanato de la
FIACA, por lo que es posible hacer uso de los recursos tecnológicos de la misma facultad
para el diseño del sistema. Durante el desarrollo de este proyecto se utilizó varias técnicas
como la entrevista, cuestionarios, documentos y registros, y la observación sistemática
regulada la cual permitió conocer anomalías de la facultad, como lo es, el no encontrar algún
documento en el momento indicado, y el desperdicio de tiempo en cuanto a la culminación de
un proceso específico. Posteriormente con la información y experiencia obtenida en el
desarrollo del proyecto, se concluyó utilizar la herramienta Alfresco Open Source, con la
versión Community que logró cumplir eficientemente los procedimientos encontrados en el
manual de procesos. Mediante la metodología ágil, denominada Kanban, se llevó un
seguimiento estable y eficiente en el desarrollo del sistema.
Descripción
Palabras clave
Sistema, gestión, documento, procesos, metodología, Kanban, Scrum, desarrollo.
Citación
INF-007