Sistema de Gestión Documental para el proceso de trámites en la FIACA de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

Abstract

Este trabajo de investigación tiene como objetivo diseñar un sistema de gestión documental eficiente, basándose en herramientas Open Source, las cuales compiten a gran escala en el mercado, aprovechando su bajo costo de implementación y varias versiones que brindan características muy similares a herramientas de pago. Además, se trató problemas relacionados con la gestión de documentos que se utiliza en la Facultad de Industrias Agropecuarias y Ciencias Ambientales (FIACA) de la UPEC, tomando en cuenta que el uso de papel y tinta para este tipo de instituciones, se ocupan en grandes cantidades, mediante oficios, tramites, solicitudes, impresiones, entre otros, los cuales a largo plazo perjudican al medio ambiente y se convierten en documentos acumulados, ya que muchas de las hojas que se ocupan para realizar documentos impresos, se los obtiene de la tala indiscriminada de árboles. Es así que, para solventar dichos problemas, se realiza un análisis de tecnologías enfocadas a diseñar un sistema que permita gestionar el ciclo de vida de los documentos, basándose en las actividades que se encuentran en el “Manual de Procesos” del decanato de la FIACA, por lo que es posible hacer uso de los recursos tecnológicos de la misma facultad para el diseño del sistema. Durante el desarrollo de este proyecto se utilizó varias técnicas como la entrevista, cuestionarios, documentos y registros, y la observación sistemática regulada la cual permitió conocer anomalías de la facultad, como lo es, el no encontrar algún documento en el momento indicado, y el desperdicio de tiempo en cuanto a la culminación de un proceso específico. Posteriormente con la información y experiencia obtenida en el desarrollo del proyecto, se concluyó utilizar la herramienta Alfresco Open Source, con la versión Community que logró cumplir eficientemente los procedimientos encontrados en el manual de procesos. Mediante la metodología ágil, denominada Kanban, se llevó un seguimiento estable y eficiente en el desarrollo del sistema.